الدليل النهائي لإدارة البيانات: نظرة عامة شاملة وأفضل الممارسات
جدول المحتويات
كل يوم، يتم توليد 2.5 كوينتيليون بايت من البيانات. ولا يظهر هذا النمو أي علامات على التباطؤ.
ومع ذلك، فإن إدارة البيانات بفعالية ليست بالأمر السهل. يأتي مع التخطيط الدقيق والأنظمة القوية والفهم العميق لتعقيدها. علاوة على ذلك، تعد الإدارة الفعالة للبيانات عملية مستمرة. تتطور الشركات، وتظهر تقنيات جديدة، وكذلك استراتيجيات إدارة البيانات.
في هذه المقالة، سنتناول لماذا وكيف وماذا إدارة البيانات، لإعدادك لما يمكن أن يكون أحد أكثر الموضوعات أهمية من الناحية الاستراتيجية على جدول أعمالك في المستقبل.
دورة حياة البيانات: من الأرقام الأولية إلى الرؤى القابلة للتنفيذ
البيانات بعيدة كل البعد عن كونها عنصرًا ثابتًا يقتصر على جداول البيانات. إنه أحد الأصول في حركة مستمرة، و يعد فهم دورة حياتها أمرًا ضروريًا للقدرة على إدارة واستخراج القيمة منها بفعالية.
في شكلها الخام، لا تحمل البيانات أي قيمة جوهرية. وهي موجودة كمجموعة من الأرقام أو النصوص أو الرموز غير المعالجة التي تفتقر إلى أي معنى متأصل. فقط عندما يتم جمع نقاط بيانات كافية لقياس عملية معينة يتم تحويلها إلى معلومات. لكن المعلومات لها أيضًا قيمة محدودة لأنها غير قابلة للتنفيذ. بعبارة أخرى، على الرغم من جمع المعلومات وتخزينها، إلا أنها لا تجلب سوى القليل جدًا من الفائدة نظرًا لأنه لا يمكن استخدامها لاستخلاص النتائج أو اتخاذ مزيد من الإجراءات.
فقط بعد تحليل وفهم الموقف الخاص الذي تصفه البيانات المجمعة، يمكننا استخلاص رؤى تؤدي إلى اتخاذ قرارات أفضل.
بمجرد تحليل البيانات وتوليد الرؤى، تدخل المرحلة التالية من إدارة دورة حياة البيانات حيز التنفيذ: التحقق من صحة البيانات ومشاركتها واستخدامها. تضمن هذه المرحلة التنسيق والتواصل بين جميع الأطراف ذات الصلة. سواء من خلال التقارير أو لوحات المعلومات أو العروض التقديمية، يتم تبادل هذه الأفكار مع الجماهير ذات الصلة وقد تكون بمثابة مدخلات لمزيد من عمليات صنع القرار. في هذه المرحلة، قد تكون البيانات قد حققت الغرض منها ويمكن أرشفتها أو إتلافها أو إعادة استخدامها، وإعادة تشغيل الدورة.
ما هي إدارة البيانات؟
إدارة البيانات هي عملية استيعاب وتخزين وتنظيم والحفاظ على البيانات التي تم إنشاؤها وجمعها من قبل المنظمة. يبدأ الأمر بتحديد استراتيجية البيانات التي تحدد الرؤية لكيفية استخدام الشركة لبياناتها لتحسين نتائج الأعمال. تحدد الاستراتيجية خارطة الطريق لتنفيذ ركائز إدارة البيانات. وعلى المستوى المنخفض جدًا، تحدد عناصر الحوكمة على مستوى الشركة مثل الأدوار التنظيمية التي تضمن الملكية وسياسات الوصول وعمليات جودة البيانات الشاملة. الركائز المهمة الأخرى لاستكمال الحوكمة هي بنية البيانات وجودة البيانات وإدارة البيانات الوصفية، والتي بدورها تشكل أساسًا لميزات أكثر تعقيدًا للاستراتيجية مثل ذكاء الأعمال أو التحليلات أو الذكاء الاصطناعي.
إن مفتاح الإدارة الفعالة للبيانات هو تطوير استراتيجية مخصصة لإدارة البيانات وإنشاء العمليات المقابلة التي تتوافق مع الخصائص الفريدة للمؤسسة والأهداف التشغيلية. وهي تنطوي على التكيف مع عوامل مختلفة مثل احتياجات العمل ورؤية الشركة ومتطلبات قابلية التوسع وتوافر الموارد.
.avif)
ونتيجة لذلك، تمتد إدارة البيانات إلى ما وراء قسم تكنولوجيا المعلومات وتصبح مسؤولية مشتركة بين جميع جوانب الأعمال. لقد ولت الأيام التي كانت فيها إدارة البيانات مجرد مجال لفريق تكنولوجيا معلومات منعزل يدير قواعد البيانات بشكل منعزل. اليوم، تولد الشركات كميات هائلة من البيانات التي تتخلل وظائف الأعمال المختلفة. ويحتاج هذا التحول إلى مشاركة نشطة ومشاركة من مختلف أصحاب المصلحة في جميع أنحاء المنظمة.
«عندما يتعلق الأمر بإشراك أصحاب المصلحة، فإن الأمر كله يتعلق بإظهار المكاسب الملموسة المحتملة بشكل فعال. النهج الأكثر فعالية هو اعتماد عقلية براغماتية تركز على تحقيق النتائج. في حين أن إدارة التغيير غالبًا ما يتم تصويرها على أنها موضوع معقد للغاية، عندما يتعلق الأمر بإدارة البيانات، فإن المفتاح يكمن في تمكين المستخدمين وتبسيط حياتهم. من خلال القيام بذلك، يمكننا كسب ثقتهم ودعمهم بسرعة وبشكل مقنع.» - فوك فيجيزي، شريك في Visium
مكونات إدارة البيانات
جمعية إدارة البيانات تحدد (DAMA) العديد من مجالات المعرفة الكبيرة المدرجة في استراتيجية إدارة البيانات من البداية إلى النهاية. في حين أن هذه المجالات تستحق الاهتمام المتعمق، سنقدم فقط نظرة عامة موجزة هنا.
بنية البيانات
تعد بنية البيانات نقطة البداية لأي نموذج لإدارة البيانات. ويحدد المخطط لإدارة أصول البيانات من خلال التوافق مع الاستراتيجية التنظيمية لتحديد متطلبات البيانات وتصميم الحلول لتلبية تلك المتطلبات.
إدارة البيانات وإدارة البيانات الرئيسية
تضع إدارة البيانات إرشادات وبروتوكولات لضمان الاتساق والاستخدام الفعال للبيانات عبر المؤسسة. إنها تلعب دورًا مهمًا في منع الأخطاء، والتخفيف من سوء الاستخدام المحتمل للبيانات الحساسة، وضمان الامتثال للوائح المتعلقة بالبيانات مثل اللائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي.
تتضمن إدارة البيانات إدارة البيانات الرئيسية. البيانات الرئيسية هي بيانات المؤسسة الهامة المتعلقة بالعملاء والمنتجات والموظفين والتقنيات. تضمن إدارة البيانات الرئيسية استخدامها المتسق وإصلاح أي بيانات مكررة أو غير كاملة أو مثيرة للجدل.
تصميم ونمذجة البيانات
تهتم نمذجة البيانات وتصميم البيانات بتنظيم البيانات، مثل تخطيط وتصميم قواعد البيانات ولغات البرمجة المستخدمة لإدارة البيانات.
أمان البيانات
يغطي أمان البيانات جميع الممارسات والعمليات والتقنيات التي تمنع الوصول غير المصرح به إلى أصول المعلومات والاستخدام غير المناسب لها. يجب أن تأخذ خطة أمان البيانات ذات الصلة في الاعتبار جمع البيانات المطلوبة فقط والحفاظ عليها آمنة ومحو المعلومات بمجرد عدم الحاجة إليها. عندما تكون البيانات على وشك الخضوع للأرشفة أو التدمير، فمن الضروري الاحتفاظ بالبيانات بذكاء وتجنب النسخ المؤرشفة الزائدة عن الحاجة.
تكامل البيانات وقابلية التشغيل البيني
تحصل الشركات على البيانات من مصادر متعددة: الإدخالات اليدوية، وأجهزة إنترنت الأشياء، ومعالجات الدفع، و CRMs، وأنظمة إدارة المحتوى، ومنصات التجارة الإلكترونية، وأدوات تحليلات الويب والجوال. لا تتحدث قيم البيانات مع بعضها البعض، المنتشرة عبر مخازن مختلفة بتنسيقات مختلفة.
نحتاج إلى تكامل البيانات وقابلية التشغيل البيني لتحقيق الاتصال بين الأنظمة ودمج المحتوى من أماكن متباينة في مجموعة بيانات واحدة لاستخدامها في التحليل وإعداد التقارير.
جودة البيانات
جودة البيانات تهدف الإدارة (DQM) إلى ضمان توافق البيانات مع متطلبات العمل المحددة. تستخدم تقنيات ومنهجيات مختلفة لتحقيق هذا الهدف. DQM لها طبيعة مستمرة واستباقية. من خلال المراقبة المستمرة وتحليل وتحسين المعلومات، تحافظ DQM على الحالة الصحية للبيانات بدلاً من إصلاح عواقب البيانات المعيبة.
قد يكون من المغري التركيز على كل هذه المكونات.
ولكن بدلاً من محاولة معالجة جميع المجالات في وقت واحد، فإن إعطاء الأولوية لمجالات التحسين الرئيسية يضمن اتباع نهج مستهدف وفعال يتماشى مع أهداف الشركة ومستوى نضج البيانات الحالي. على سبيل المثال، قد تعطي المؤسسات الأولوية لأمن البيانات بعد الهجوم الإلكتروني، أو إدارة البيانات الوصفية لتعزيز الكفاءة التشغيلية، أو جودة البيانات لمعالجة عدم الدقة في تقارير الإنتاج.
يعتمد نجاح نماذج AI/ML على بيانات عالية الجودة ومنظمة جيدًا. لذلك، يعد تقييم جاهزية البيانات الخاصة بك نقطة أساسية في تحديد الحق حالات استخدام الذكاء الاصطناعي.
استراتيجية إدارة البيانات
توضح استراتيجية البيانات الفعالة البيانات التي تتطلبها المؤسسة وكيفية جمعها وإدارتها وكيفية استخدامها. يتطلب تطوير استراتيجية إدارة البيانات الناجحة العديد من الخطوات التكتيكية. وإليك بعض النقاط التي يجب مراعاتها لأي منظمة تبدأ من الصفر.
.avif)
- تعيين أدوار إدارة البيانات
تغطي عملية إدارة البيانات مجموعة واسعة من المهام والمسؤوليات والخبرات. في المنظمات الصغيرة ذات الموارد الأقل، قد تقع هذه المسؤوليات على عاتق الموظفين الفرديين. ومع ذلك، بشكل عام، يضم محترفو إدارة البيانات أدوارًا مختلفة مثل مهندسي البيانات ومصممي البيانات ومسؤولي قواعد البيانات ومطوري قواعد البيانات ومحللي جودة البيانات والمهندسين ومديري إدارة البيانات ومهندسي البيانات. إنهم يتعاونون مع فرق التحليلات لبناء خطوط أنابيب البيانات وضمان إعداد البيانات جيدًا للتحليل.
- تعريف عمليات البيانات
مع وضع هدف عملك في الاعتبار، حان الوقت للتفكير في العمليات المعمول بها لجمع البيانات وإعدادها وتخزينها وتوزيعها.
قد تجد أنه من المفيد الإجابة على الأسئلة التالية:
- مصادر البيانات - كيف ومتى ستقوم بجمع البيانات المطلوبة؟ يتضمن ذلك تحديد مصادر البيانات المناسبة لاستخدامها أو الحصول عليها.
- تمكين البيانات - أين وكيف سيتم تخزين بياناتك ودمجها؟ كيف ستضمن جودة البيانات وسلامتها وإمكانية الوصول إليها وأمانها، وما هي التدابير التي ستتخذها لتحسينها باستمرار؟
- استخدام البيانات - من سيستخدم البيانات ولأي أغراض محددة؟ يتضمن ذلك النظر في العديد من التطبيقات مثل التحليلات التنبؤية والتحليلات الوصفية والتحليل التشغيلي وما إلى ذلك.
- العثور على الأشخاص المناسبين والتكنولوجيا
إذا كانت استراتيجية البيانات تتضمن الاستفادة من Databricks أو Python أو Spark للتحليلات المتقدمة، فإن وجود عضو في الفريق يتقن هذه الأدوات يمكن أن يؤدي إلى الحاجة إلى أعضاء فريق إضافيين وفرق ذات خبرة مماثلة.
غالبًا ما يؤثر اعتماد التقنيات والأدوات الجديدة على التوظيف. يصبح العثور على الأفراد ذوي المهارات والمعرفة المطلوبة للعمل مع تقنية معينة أولوية بسرعة. لكن الموازنة بين التخصص والمرونة هي أيضًا شيء لا ينبغي إغفاله. من ناحية، قد ترغب في بناء فريق حول خدماتك وحلولك، وتعميق خبراتهم في مجال معين. من ناحية أخرى، تتطلع إلى الحفاظ على المرونة والقدرة على التكيف لمواكبة التقنيات المتطورة. يضمن التوازن الصحيح قدرة فريقك على التعامل مع مجموعة متنوعة من مهام إدارة البيانات دون التضحية بالقدرة التنافسية.
- تأسيس حوكمة البيانات
مع الاستخدام المتزايد للبيانات ونمو البنية التحتية للبيانات الخاصة بك، فإن الطريقة التي تتعامل بها المؤسسة مع هذه البيانات مهمة أكثر من أي وقت مضى.. إن وجود مجموعة من السياسات والإجراءات والإرشادات التي تحافظ على دقة بياناتك وحماية المعلومات الحساسة وتعيين المسؤوليات والمساءلة عن إدارة البيانات سيضمن لك إدارة أصول البيانات الخاصة بك والاستفادة منها بشكل فعال.
أفضل ممارسات إدارة البيانات
تسمح الإدارة السليمة للبيانات للمؤسسات بتحسين عملية صنع القرار وزيادة الكفاءة وخفض التكاليف. ومع ذلك، قد يكون التنقل بين الخيارات والأساليب المختلفة لمبادرات إدارة البيانات أمرًا صعبًا. إليك بعض أفضل الممارسات لمساعدتك على البدء.
- تعزيز جودة البيانات
يتضمن تعزيز جودة البيانات تنفيذ عمليات التحقق من صحة البيانات لتحديد الأخطاء، ودمج البيانات من مصادر مختلفة للحصول على عرض كامل، وتوحيد التنسيقات من أجل الاتساق، وتنفيذ إدارة البيانات، وتوصيف البيانات من أجل التحسين، وتنقية البيانات لإزالة التكرارات والتناقضات، والحفاظ على التوثيق الشامل، ومراقبة جودة البيانات. من خلال الحفاظ على معايير جودة البيانات العالية، يمكنك الوثوق بسلامة بياناتك وتعزيز قدرات اتخاذ القرار وتحسين الكفاءة التشغيلية.
- تشجيع إمكانية الوصول إلى البيانات والتعاون
مع وجود العديد من الفرق والإدارات المختلفة التي تستفيد من البيانات، فإن إنشاء قنوات اتصال، سواء كانت مباشرة أو افتراضية أو غير متزامنة، يضمن أن جميع الفرق على وفاق تام عندما يتعلق الأمر بإدارة البيانات. حدد أدوارًا وتوقعات واضحة، واستخدم رسائل خالية من المصطلحات، وتواصل بشكل منتظم.
- إعطاء الأولوية لحماية البيانات والأمان
يجب أن تكون حماية البيانات وأمانها في طليعة ممارسات إدارة البيانات الخاصة بك. يؤدي تنفيذ تدابير أمنية قوية، مثل التشفير وضوابط الوصول وعمليات تدقيق الأمان المنتظمة، إلى حماية بياناتك من الوصول غير المصرح به والانتهاكات وفقدان البيانات. من خلال إعطاء الأولوية لحماية البيانات، يمكنك غرس الثقة في عملائك وأصحاب المصلحة مع الامتثال للوائح خصوصية البيانات.
تحديد الأولويات هو مفتاح إدارة البيانات الناجحة
يمكن للشركات الاستفادة من البدء بتنفيذ قدرات البيانات التأسيسية مثل جودة البيانات أو الحوكمة أو إدارة البيانات الوصفية، حيث إنها أساس تحليلات البيانات المتقدمة والبيانات الضخمة والذكاء الاصطناعي. تعتمد ممارسات إدارة البيانات التأسيسية هذه على بعضها البعض وهي جيدة فقط مثل الحلقة الأضعف ولكن تضييق العناصر التي تمت معالجتها وتحديد أولوياتها يسمح للشركة بالنضج التدريجي لممارسات إدارة البيانات الخاصة بها.
